Cartas ‘No-Match’ de la Administración de Seguro Social

    1. ¿Qué es la carta “no-match” de la Administración del Seguro Social?

    La Administración del Seguro Social (SSA en inglés) envía a los negocios la carta “no-match”[1] (datos que no concuerdan), cuando el nombre y el número de seguro social del empleado no coincide exactamente con los registros de la SSA, en base a la información que recibe del empleador cada año.  Hay varios motivos para recibir la carta “no-match.”  Por ejemplo, el nombre del empleado pudo haber cambiado debido al matrimonio o divorcio, puede haber un error tipográfico, una discrepancia debido a las diferentes tradiciones con el uso de los apellidos, o simplemente porque los registros del empleador contiene errores.

    La carta “no-match” de la SSA está supuesta a servir un buen propósito.  Dicha carta debe asegurar que todas las ganancias del empleado sean realmente acreditadas a su cuenta de Seguro Social para que los beneficios sean lo mayor posible cuando empiecen a utilizarlos, por ejemplo, a la hora de jubilarse o sufrir alguna discapacidad.  (Los trabajadores indocumentados no califican para el Seguro Social.) De acuerdo a la carta, es importante destacar que dicha carta no menciona nada sobre el estatus  migratorio o autorización de trabajo del empleado.

    Para ver un ejemplo de la carta “no-match” de la SSA y demás información relacionada, visite el enlace https://www.ssa.gov/employer/notices.html.

     

    [1] Existen diferentes tipos de cartas “no-match.”  Esta hoja informativa solamente habla de las carta que la SSA envía al empleador, también conocida como “Employer Correction Request Notice” (aviso pidiendo al empleador que corrija sus datos).

    2. ¿Qué significa si mi empleador recibe la carta “no-match”?

    Si su empleador recibe la carta “no-match,” quiere decir que el nombre y el número de seguro social de al menos un empleado en el lugar de trabajo no coincide con los registros de la SSA. La carta no nombra al empleado, pero el empleador puede enterarse del nombre utilizando el servicio en línea de la SSA.

    Si su empleador recibió la carta “no-match,” no significa que los empleados nombrados sean indocumentados. Tampoco significa que las autoridades federales de inmigración han contactado a su empleador.  La SSA no hace cumplir las leyes de inmigración.

    3. ¿Qué debe hacer mi empleador cuando reciba la carta “no-match”?

    Su empleador debe informarle sobre el problema de concordancia.

    La SSA le pide al empleador verificar si cometió un error tipográfico cuando proporcionó su información. Si no hay errores, su empleador entonces debe pedirle que revise los registros para ver si hay un error con su nombre o número de seguro social.  Si no hay errores, su empleador entonces debe pedirle que verifique con la oficina local de la SSA para resolver el problema. De acuerdo a la SSA, si el empleador no pudo resolver el problema de concordancia, no necesita tomar ninguna otra medida[1].

     

    [1]   https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR%20Letter%20-%20Final%20-%20Attachment%20-%209-16-19_508.pdf, at 3 (“Si no puede resolver el problema de concordancia con estas sugerencias, no podrá corregir el problema en este momento y no es necesario tomar otra medida.”)

    4. ¿Qué no debe hacer mi empleador cuando reciba la carta “no-match”?

    Su empleador no debe tomar una medida adversa en su contra, como suspender o despedir del trabajo sólo por haber recibido la carta “no-match.”  La carta en sí indica:

    No tome ninguna medida adversa en contra del empleado, como dar de baja, suspender, despedir o discriminar al individuo sólo porque la carta determinó que hay una falta de concordancia con el número de seguro social o con el nombre reportado.  Estas medidas pueden quebrantar las leyes federales y estatales y estar sujeto a repercusiones legales[1].

    Incluso, su empleador no puede utilizar la carta como excusa para amenazar con medidas migratorias adversas en contra de su persona u otros trabajadores (por ejemplo, amenazar con denunciarlo al Servicio de Control de Inmigración y Aduanas (ICE en inglés) o tomar represalia en contra de los trabajadores por ejercer sus derechos legales. Por lo general, los empleadores no pueden utilizar la carta “no-match” para verificar de nuevo los documentos de autorización de trabajo del empleado.

     

    [1] https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR%20Letter%20-%20Final%209-16-19508.docx.pdf

    5. ¿Qué debo hacer si mi empleador me dice que tengo que corregir mi nombre o número de seguro social debido a la carta “no-match”?

    La respuesta a esta pregunta depende de cada situación particular.  A continuación, hay algunas sugerencias generales para tomar en cuenta:

    El primer paso sería pedirle a su empleador una copia de la carta “no-match” y del informe de la SSA identificándolo como el empleado con el problema de concordancia.  Si su empleador se niega, es posible que nunca recibió dicha carta.

    Si forma parte de un sindicato, debe comunicarse de inmediato con ellos para hablar sobre el siguiente paso.  Los empleadores tienen que negociar con el sindicato cómo van a responder a la carta “no-match.”  Su sindicato puede protegerlo tanto a usted como a sus compañeros de medidas adversas por parte del empleador.

    Si no forma parte de un sindicato o no quieren ayudarlo con este problema, debe dejarle saber a su empleador que va a investigar el problema y avisar si hay información que corregir.  Si logra resolver el problema de concordancia, déjele saber a su empleador las correcciones necesarias con su nombre o número de seguro social.  Sin embargo, si no logra corregir el problema de concordancia, no necesita hacer nada más al respecto.

    Si gusta hablar sobre su situación particular y los posibles pasos que debe seguir, comuníquese con nuestra oficina Legal Aid at Work, al 800-864-1664.

    6. ¿Qué si no logro corregir el problema de concordancia y mi empleador sigue insistiendo?

    En algunos casos, el empleador puede seguir insistiendo que el empleado provee el nombre o el número de seguro social correcto, aún después de que el empleado le haya dicho al empleador que investigaría el problema y le informaría sobre correcciones necesarias.

    Algunos empleadores pueden estar realmente confundidos sobre cómo responder a la carta “no-match” de la SSA y por error asumen que deben corregir dichas discrepancias o el gobierno los castigará. Sin embargo, según la explicación dada en la pregunta número 3 anterior, la SSA no requiere que los empleadores corrijan el problema de concordancia. Si el empleador se encuentra realmente confundido con sus obligaciones, usted mismo o un defensor, pueden educar al empleador sobre el propósito de la carta e incluso señalar que la SSA no tiene que tomar medidas con respecto a la carta. En el siguiente enlace puede ver un ejemplo de la carta para dar al empleador.

    En algunas ocasiones, el empleador insiste en que los empleados proveen información correcta para intimidarlos o tomar represalia en su contra por haber ejercido sus derechos laborales.  De acuerdo a la pregunta número 4 anterior, es posible que el empleador amenace a los trabajadores con denunciarlos a las autoridades de inmigración. En estos casos, los trabajadores deben llevar notas y documentar las amenazas y exigencias por parte del empleador de corregir dicha información, llevar cuenta de las quejas sobre sus derechos laborales y otros temas relacionados con el lugar de trabajo. Incluso, si desean compartir con el empleador la siguiente carta que explica que la carta “no-match” no menciona nada acerca de la autorización de trabajo, y prohíbe que  el empleador tome medidas en contra de los trabajadores. Los empleados pueden hablar con un abogado de inmigración y de leyes laborales para pedir consejo sobre los siguientes pasos que pueden tomar y los posibles riesgos. Los empleados pueden hablar con coordinadores y centros de derechos laborales que ayudan a los trabajadores a explorar sus opciones,  y posiblemente tomar una medida colectiva para proteger y hacer valer sus derechos.

    Si aplica una de las situaciones anteriores o forma parte de un sindicato, debe comunicarse con su sindicato para ver si pueden intervenir y protegerlo de alguna medida adversa.

    Si quiere hablar sobre su situación particular y los posibles pasos que debe seguir, llame a Legal Aid at Work al 800-864-1664.

    7. ¿Qué debo hacer si creo que mi empleador me puede denunciar a ICE?

    Si usted es indocumentado, debe hablar con un abogado de inmigración y con expertos en leyes laborales para hablar sobre sus opciones y los riesgos.  A pesar de ser indocumentado, la ley lo protege de este tipo de represalia. Es importante tener en cuenta – y su empleador debe ser advertido – que denunciar a los empleados a ICE por hacer valer sus derechos laborales quebranta leyes federales y estatales. Incluso, en California, es expresamente prohibido que el empleador amenace con denunciarlo.

    Los empleadores que denuncian a sus trabajadores a ICE por haberse quejado de sus condiciones laborales pueden sufrir graves sanciones, en California incluye suspender la licencia de negocio. Los empleados que han sido amenazados de esta manera o que han sufrido represalia, pueden recuperar salario perdido y daños y perjuicios. El hecho de que el empleador no está obligado a tomar medidas en base a la carta “no-match,” sólo fortalece el caso en contra del empleador.

    8. ¿Qué otros recursos pueden ayudarme?

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