人事档案

    雇主必须要保留什么样的档案?

    联邦法律以及加州法律都要求雇主保留有关每一位雇员的某些档案纪录。下面的表格列出某些你的雇主通常必须要保留的纪录的种类,以及它必须保留多长时间:

      纪录种类                                                   必须保留时间                                                                                          

    雇员的姓名、社会安全号码及地址                                             4 年

    性别和生日                                                                           3 年

    工作描述及分类                                                                     1 年

    雇用日期及离职日期                                                               4 年

    显示你工作时数及赚取的薪水金额纪录                                       3年

    收到的任何特殊的款项支付、礼品、或奖金,以及                        4 年

    你是因为多长时间的工作而得到这些的

    用来管理你的退休金及福利计划的纪录                                       6 年

    从你的薪水中扣留州以及联邦所得税的金额及时间                        4 年

    每一次职务升迁、降职、职务调转、裁员或                                 1 年

    对你有影响的培训挑选之决定的纪录

    你的纪律处罚及解雇记录                                                         1 年

    雇主的对于工伤及职业病的登记纪录及向OSHA                          5 年

    (美国安全及卫生管理局) 就这些事件提出的报告

    因工作生病或受伤而超出急救范围之治疗、或因                   你雇佣工作

    你不能工作而损失工作日的登记记录。                               时间再加上30年

    提出工伤补偿索赔的案件档案                                           至少保留到

    你治疗的最后一天之后 5年

    医疗档案                                                                      你雇佣工作

    的时间再加上30年

    除了法律要求雇主保留的记录以外,很多雇主还选择自愿地保留个人人事档案。这些档案可能包括如下记录:工作申请表、工作考绩和出勤记录。

    雇主是否必须让我看我的人事档案?

    是的。《加州劳工法》第1198.5节允许大多数的私营公司雇员及公营机构雇员去看他们的人事档案。而且私营领域里的雇员,包括已经辞职的、正在休假的、或已经被解雇或裁员的员工,都有与在职的雇员同等的查看权利。但是,加州劳工法第1198.5节不包括公安警官、州政府机构的雇员、或公立学校的雇员。他们看个人档案的的权利由一些其他的州、联邦、及专门行业的法律加以规定,这些法律大多数都给予雇员类似于1198.5节法律所规定的查看权利。

    我可以看什么样的档案记录?

    你有权力查看以下文件:

    • 任何用于确定你的雇佣资格、职务升迁、和薪资提升的人事档案,以及
    • 任何包含导致导致纪律处罚(包括解雇)资讯的人事档案。
    • 任何由你的雇主保存的, 在你雇用工作开始以后由保健医师所编制的医疗文档(包括毒品测试结果)。(注:不论雇主或医师都不需要提供雇用开始以前的身体健康检查结果)。医师可以仅仅写一份身体检查总结,而不需要提供全部的记录给别人看。

    你没有权利去查看以下文件:

    • 任何你的雇主对可能的刑事犯罪进行调查的相关记录;
    • 任何在你的工作开始以前,由你的雇主所收集的任何推荐信函,或其他文件。

    我是否可以影印档案中的文件?

    你有权得到你签署的任何跟工作有关的文件的影印副本。(加州劳工法第432节)。你的雇主必须允许你阅览没有签字的文件并允许你针对它们作笔记,但是不必一定要提供给你一份影印件(加州劳工法第1198.5节)。

    如何去查阅我的人事档案?

    你应该向雇主提出请求去查看你的档案。雇主必须在你签到上班的地方保存你的人事档案影印件,或者在你要求查看之后的合理时间内在你的工作地点提供档案。如果雇主不在你的工作地点保存此档案,或因某些原因不在你的工作地点提供此档案,你的雇主必须允许你在不损失薪水的前提下到保存档案的地方查看。

    如果雇主拒绝我查看人事档案的要求呢?

    首先,你应该告知你的雇主根据《劳工法》你有查看你档案的合法权利。如果这样做没有效果,你可以向加州劳资关系部劳工标准执行署 (California Department of Industrial Relations, Division of Labor Standards Enforcement(通常称做“劳工专员”))提出申诉。你也可以把你的申诉直接提交给法庭。

DISCLAIMER

这份文件试图为大家提供准确、简明的有关就业方面的加州法律常识。不过,由於法律以及法律程序时有变化以及解释不同,劳工法律中心不能保证文件的内容是最新的,也不能为内容被运用的结果负责。读者不应完全依赖这里提供的资料,你应该就个人的特殊情况,向律师或者有关机构查询。