¿Qué tipo de registros deben conservar los empresarios?
Tanto la legislación federal como la del estado de California obligan a las empresas a mantener determinados registros sobre cada empleado. El esquema que figura a continuación muestra algunos de los tipos de registros que la empresa debe conservar y durante cuánto tiempo:
- Su nombre, número de seguro social y dirección, 4 años.
- Su género y fecha de nacimiento, 3 años.
- Descripción y clasificación de su puesto, 1 año.
- Sus fechas de contratación y cese, 4 años.
- Registros de nóminas que muestren las horas trabajadas y los salarios pagados, 3 años.
- Todas las pagas extraordinarias, regalos o primas que haya recibido y los periodos de servicio por los que se concedieron, 4 años.
- Registros utilizados en la administración de sus planes de pensiones o prestaciones, 6 años.
- Importes y fechas de los impuestos estatales y federales retenidos de su salario, 4 años.
- Registros de todas las decisiones de ascensos y descensos de categoría, traslados, despidos o selecciones para formación que le hayan afectado, 1 año.
- Sus expedientes disciplinarios y de baja, 1 año.
- Registro de lesiones y enfermedades profesionales del empresario, e informes de las mismas a la OSHA, 5 años.
- Registro de enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo cuyo tratamiento haya superado los primeros auxilios, o por las que haya perdido días de baja laboral, la duración de su empleo más 30 años.
- Expedientes de siniestros laborales, al menos 5 años después de la última fecha de tratamiento.
- Historial médico, la duración de su empleo más 30 años.
Además de los registros que están obligados a mantener por ley, muchos empresarios también optan por mantener voluntariamente expedientes personales individuales. Estos archivos pueden contener documentos como: solicitudes de empleo, evaluaciones de rendimiento y registros de asistencia.
¿Mi empleador tiene que dejarme ver mi expediente personal?
Sí. El artículo 1198.5 del Código Laboral de California permite a la mayoría de los empleados públicos y privados ver sus expedientes personales. Y los empleados del sector privado que han dimitido, que están de excedencia o que han sido despedidos tienen los mismos derechos en este aspecto que los empleados vigentes. Sin embargo, el artículo 1198.5 no cubre a los agentes de seguridad pública, a los empleados de organismos estatales ni a los de escuelas públicas. Su acceso a los expedientes personales se rige por otra serie de leyes estatales, federales y específicas del sector, la mayoría de las cuales conceden a los empleados derechos de inspección similares a los del artículo 1198.5.
¿Qué tipo de documentos puedo consultar?
Tiene derecho a inspeccionar:
- Cualquier expediente personal que se utilice para determinar sus cualificaciones para el empleo, la promoción y los aumentos.
- Todo expediente personal que contenga información que dé lugar a medidas disciplinarias (incluido el despido).
- Cualquier documento médico que conserve su empresa (incluidos los resultados de las pruebas de detección de drogas) y que haya sido recopilado por un proveedor de atención sanitaria tras el inicio de su relación laboral (nota: ni el empresario ni el proveedor de atención sanitaria están obligados a revelar los resultados de ningún examen físico previo a la contratación). Se permite que un proveedor de asistencia sanitaria se limite a preparar un resumen, en lugar de facilitar el expediente completo para su inspección.
No tiene derecho a inspeccionar:
- Ningún registro relacionado con la investigación por parte de su empresa de un posible delito penal.
- Ninguna carta de referencia u otros documentos que su empleador haya recopilado antes de que empezara a trabajar allí.
¿Puedo hacer copias de los documentos de mi expediente?
Tiene derecho a una copia de cualquier documento relacionado con el empleo que haya firmado (Código Laboral de California, Sección 432). Su empresario debe permitirle ver los documentos no firmados y tomar notas sobre ellos, pero no está obligado a entregarle una copia (Código Laboral de California, Sección 1198.5).
¿Cómo puedo consultar mi expediente personal?
Debe pedir ver su expediente a su empleador. Los empresarios deben conservar copias de sus expedientes personales en el lugar donde usted se presenta a trabajar, o al menos ponerlos a su disposición en el lugar donde trabaja en un plazo razonable después de que usted pida verlos. Si su empresa no conserva los registros en su lugar de trabajo o, por algún motivo, no los pone a su disposición en su lugar de trabajo, su empresa debe permitirle, sin pérdida de salario, inspeccionar dichos registros dondequiera que estén almacenados.
¿Qué hago si mi empleador se niega a enseñarme mi expediente personal?
En primer lugar, debe informar a su empleador de su derecho legal, según el Código Laboral, a ver su expediente. Si eso no funciona, puede presentar un reclamo contra su empleador ante la División de Cumplimiento de Normas Laborales del Departamento de Relaciones Industriales de California (comúnmente llamado «Comisionado Laboral»). También puede presentar su reclamación directamente ante los tribunales.