La Administración del Seguro Social (SSA) a veces envía a las empresas una «Solicitud de corrección de la empresa» o «carta de discrepancia» cuando los nombres o números del Seguro Social que figuran en la Declaración de salarios e impuestos (formulario W-2) de una empresa no coinciden con los registros de la SSA. Si trabaja en California y cree que su empresa ha recibido una carta de este tipo, puede utilizar el modelo de carta de la página siguiente. Esta carta está destinada para que usted se la entregue a un empleador que haya tratado de tomar medidas contra usted (amenazando con despedirlo o discriminarlo de alguna manera) después de recibir una carta de discrepancia de la SSA. Si su empleador aún no ha tomado o amenazado con tomar una medida de este tipo, pero desea informarle sobre las cartas de discrepancia, consulte nuestra otra carta titulada «carta informativa de discrepancia de la SSA».
Esta carta finalizó en julio de 2020. Legal Aid at Work no puede garantizar que la información contenida en este modelo de carta esté actualizada, ni se hace responsable del uso que pueda hacerse de ella. Siempre es mejor consultar con un abogado sobre su situación particular para determinar sus derechos y los mejores pasos a seguir cuando piense que sus derechos pueden haber sido violados. Si quiere hablar con alguien, puede ponerse en contacto con nuestras clínicas de derechos de los trabajadores o dejar un mensaje a nuestro equipo de Origen Nacional y Derechos de los Inmigrantes en el 866-864-8208.
Información para trabajadores inmigrantes
Es ilegal que los empresarios tomen represalias contra cualquier trabajador por hacer valer sus derechos laborales; por ejemplo, poniéndose en contacto con las autoridades federales de inmigración. Por desgracia, este tipo de represalias se producen y pueden tener graves consecuencias para los trabajadores inmigrantes. Si carece de estatus legal o autorización de trabajo en Estados Unidos, debe consultar con un abogado de inmigración sobre los riesgos que las represalias del empleador podrían suponerle.
[Carta de respuesta a una acción adversa/amenaza de acción adversa basada en una carta de discrepancia]
[FECHA]
[NOMBRE DE LA EMPRESA]
[DIRECCIÓN DE SU EMPRESA]
Estimado/a [SU EMPLEADOR]:
He trabajado en [LUGAR DE EMPLEO] durante [NÚMERO DE AÑOS O MESES]. El [FECHA] me informaron de que había un problema con mi número del Seguro Social (SSN). Es posible que haya recibido una carta de la Administración del Seguro Social (SSA) en la que se indica que mi nombre y mi número de seguro social no coinciden con los registros de la SSA. Es probable que se trate de una carta de discrepancia «EDCOR».[1] La SSA está enviando estas cartas a miles de empleadores en todo el país.
Su amenaza de tomar una acción adversa contra mí basándose únicamente en la recepción de una carta de discrepancia de la SSA es inapropiada, y puede ser ilegal según la ley federal o estatal. La propia SSA le advierte de que no deben tomar medidas adversas contra mí, como «cesarme, suspenderme, despedirme o discriminarme», sólo porque mis datos no coincidan con los de los registros de la SSA. Si emprende o amenaza con emprender una acción adversa contra mí, o utiliza de cualquier otro modo esta información contra mí, podría ser objeto de medidas coercitivas por parte del Departamento de Justicia de EE. UU. como de otras leyes de empleo estatales y federales.[2]Aunque las cartas de discrepancia no se refieren a la autorización de trabajo de los empleados o el estatus migratorio, la ley de California también hace que sea ilegal que los empleadores tomen represalias contra los trabajadores en función de su estatus migratorio.[3]
Entiendo que puede haber malinterpretado la información que le envió la SSA, o desconocer las leyes que rigen esta información. Si es así, le facilito para su comodidad la siguiente explicación de lo que son estas cartas y cómo debe responder a ellas, si es que debe hacerlo.
● ¿Qué es una carta de «discrepancia de la SSA»?
Una carta de discrepancia, oficialmente llamada «Solicitud de Corrección del Empresario», es una carta educativa destinada a informar a un empresario sobre una discrepancia entre la información que el empresario presentó y los registros de la SSA. La finalidad de la carta es garantizar que los registros de ingresos de los trabajadores sean exactos, de modo que puedan percibir la totalidad de las prestaciones del Seguro Social a las que tienen derecho.
● ¿Sirve la recepción de una carta de discrepancia de la SSA como notificación de irregularidad por parte de un empresario o empleado?
No. Puede haber discrepancias por muchos motivos, como erratas, errores administrativos o cambios de nombre no notificados. La carta de la SSA dice: «esta carta no implica que usted [el empresario] o su empleado hayan dado intencionadamente al gobierno información errónea sobre el nombre o el SSN del empleado».[4]
● ¿Recibir una carta de discrepancia de la SSA significa que un empleado está indocumentado o no está autorizado a trabajar por cualquier otro motivo?
No. Como ya se ha señalado, las discrepancias pueden surgir por varias razones. Además, la carta dice: «Esta carta no se refiere a la autorización de trabajo ni a la situación migratoria de su empleado». El Departamento de Justicia de los EE. UU. también declaró que los empresarios no deben dar por sentado que ninguno de los empleados nombrados tiene un problema con su estatus migratorio.[5]
● ¿Qué deben hacer los empresarios que reciben una carta de discrepancia?
La carta de discrepancia y su anexo proporcionan instrucciones sobre cómo identificar y corregir las discrepancias de nombre y SSN. Las empresas deben proporcionar a los empleados una copia de la carta para que puedan ayudar a garantizar que la SSA dispone de información precisa. La SSA ofrece más información en su sitio web, que contiene modelos de notificaciones, instrucciones paso a paso y preguntas frecuentes: https://www.ssa.gov/employer/notices.html.
Como se indica en la carta de la SSA: «No tome medidas adversas contra un empleado, como cesar, suspender, despedir o discriminar a ese individuo, sólo porque esta carta identifica una falta de coincidencia entre su SSN o nombre como se nos informó».
● ¿Está obligado el empresario a presentar correcciones? ¿Hay una fecha límite?
No. Los empresarios no están obligados a adoptar ninguna medida. No hay fecha límite, ni «ninguna otra acción» que los empleadores deban tomar.[6] Además, la SSA ha declarado que no es una agencia de aplicación de la ley y, a principios de junio de 2019, confirmó con funcionarios del Congreso que «no toma ninguna acción, ni hay ninguna consecuencia relacionada con la SSA, por el incumplimiento de los empleadores con las cartas [discrepancia]».[7]
● ¿Comparte la SSA con otras agencias información sobre empresarios y empleados cuyos registros no coinciden?
Según la SSA, los datos de las cartas de discrepancia son información fiscal federal protegida y, por lo tanto, la SSA tiene «prohibido compartir esta información con otras agencias a menos que sea para un propósito específico autorizado por la [sección del Código de Rentas Internas] 6103».[8] Sin embargo, la SSA sí comparte información de discrepancia con el Servicio de Rentas Internas (IRS), ya que la SSA se considera un agente del IRS.
* * * * *
A la luz de lo anterior, le ruego que confirme que ya no utilizará la recepción de una carta de discrepancia de la SSA en mi contra o como causa de cualquier acción adversa en el empleo. Espero seguir trabajando en [LUGAR DE EMPLEO].
Atentamente,
[SU NOMBRE]
[1] Solicitud de corrección del empleador de la SSA, https://www.ssa.gov/employer/notices/EmployerCorrectionRequest.pdf.
[2] En las FAQ del Departamento de Justicia se afirma que tomar medidas adversas contra un empleado «podría someter al empresario a responsabilidad en virtud de la disposición contra la discriminación de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), codificada en 8 U.S.C. § 1324b.» https://www.justice.gov/sites/default/files/crt/legacy/2010/12/29/FAQs.pdf.
[3] Cal. Lab. Code § 1019. Es ilegal que los empresarios denuncien o amenacen con denunciar la situación migratoria de los empleados o sus familias como medio de represalia. Cal. Lab. Code § 244(b). Tal comportamiento podría dar lugar a la suspensión o revocación de las licencias comerciales. Cal. Bus. & Prof. Code § 494.6. Utilizar la situación de inmigración como medio para manipular a las personas también podría someter a los empresarios a acciones penales. Cal. Pen. Code § 518. También son ilegales las medidas de empleo adversas tomadas sólo contra determinados empleados en función de identidades protegidas como la raza o el origen nacional. Vea Ley de empleo y vivienda justos, Cal. Gov’t Code § 12900 (West).
[4] Modelo de solicitud de corrección del empleador del Seguro de Jubilación, Supervivencia e Incapacidad de la Administración del Seguro Social, disponible en https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR%20Letter%20-%20Final%209-16-19508.docx.pdf.
[5] Departamento de Justicia, Preguntas frecuentes sobre «discrepancias» de nombre/número de seguro social, https://www.justice.gov/sites/default/files/crt/legacy/2010/12/29/FAQs.pdf.
[6] Administración del Seguro Social, Anexo - Servicios de información útil sobre nuestra declaración de salarios en línea gratuita,
disponible en https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR%20Letter%20-%20Final%20-%20Attachment%20-%209-16-19_508.pdf.
[7] Comisionada en funciones de la Administración del Seguro Social, Nancy A. Berryhill, Carta sobre correspondencia educativa (EDCOR)/solicitud de corrección del empleador (es decir, «discrepancia») dirigida al Hon. Jim Acosta (3 de junio de 2019).
[8] Administración del Seguro Social, preguntas que los empleadores piden como aviso de solicitud de corrección del empleador, disponible en https://www.ssa.gov/employer/notices/Questions%20Employers%20Ask%20Final.pdf.