¿Qué es el Formulario I-9?
El Formulario I-9[1] es el formulario del gobierno federal que los empleadores deben hacer rellenar a los nuevos empleados en los 3 días siguientes a su contratación.Este formulario permite demostrar que un empleado puede trabajar legalmente en Estados Unidos.
El Formulario I-9 contiene listas de documentos que los empleados pueden utilizar para verificar su autorización de trabajo y su identidad.[2] Los empleados tienen derecho a elegir qué documentos de esas listas utilizar.Un empresario no puede exigir a un trabajador que presente ningún documento en particular. Por ejemplo, aunque un empleado puede optar por presentar una tarjeta del Seguro Social, el empresario no puede exigirle que lo haga.[3] Los empresarios deben aceptar documentos que parezcan auténticos.[4]
[1] El Departamento de Seguridad Nacional ha actualizado recientemente el formulario I-9. Está disponible en inglés y español. Está disponible en inglés y español.
[2] Consulte aquí la lista de documentos aceptados: https://www.uscis.gov/i-9-central/acceptable-documents/list-documents/form-i-9-acceptable-documents
[3] 8 U.S.C. § 1324b(a)(6).
[4] 8 C.F.R. § 274a.2(b)(B)(ii)(A).
¿Qué es una auditoría del I-9 de inmigración?
Una auditoría del I-9 de inmigración consiste en la revisión o «auditoría» de los funcionarios federales de inmigración sobre los formularios I-9 de un empleador para asegurarse de que son correctos y de que todos sus empleados tienen autorización para trabajar.La auditoría puede ser realizada por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas («ICE») o por Investigaciones de Seguridad Nacional («HSI»), una división del ICE.
Los funcionarios de inmigración no necesitan una orden judicial para realizar una auditoría del I-9.En su lugar, los funcionarios de inmigración expiden a los empresarios un documento llamado Notificación de Inspección al menos tres días antes de la auditoría.Los funcionarios de inmigración pueden pedir al empresario que les envíe sus registros o acudir al lugar de trabajo para revisarlos.
¿Qué riesgos puedo tener ante una auditoría del I-9 de inmigración?
Si, tras finalizar la auditoría, los funcionarios de inmigración notifican a un empleador la existencia de problemas con el Formulario I-9 de un empleado, y este no puede mostrar documentación adicional que demuestre su elegibilidad para trabajar, el empleador se arriesga a multas y/o sanciones si sigue contratando al empleado.[1].
Si los funcionarios de inmigración visitan el lugar de trabajo al principio o durante la auditoría, podrían intentar hablar con los trabajadores que encuentren durante esa visita y posiblemente detenerlos.
Después de una auditoría, los funcionarios de inmigración habrán identificado a aquellos empleados que crean que carecen de autorización para trabajar en el lugar de trabajo, y tendrán la información incluida en el Formulario I-9, como el domicilio.Los funcionarios de inmigración podrían utilizar esta información para volver al lugar de trabajo y detener a los trabajadores o acudir al domicilio en una fecha posterior, aunque esto no es frecuente.[2]
Es importante recordar que tiene derecho a permanecer en silencio, a no firmar ningún documento y a hablar con un abogado antes de responder a cualquier pregunta de los funcionarios de inmigración.
[1] 8 U.S.C. § 1324a(a)(1).
[2] https://rapidresponse.sfbar.org/wp-content/uploads/2018/04/I-9_Audit_Know_Your_Rights_English.pdf
¿Qué derechos tengo ante una auditoría del I-9 de inmigración?
En virtud de la legislación del Estado de California, las empresas deben notificar por escrito a los empleados la próxima auditoría en un plazo de 72 horas desde la recepción de la Notificación de Inspección.Dicha notificación debe realizarse en la lengua o lenguas que el empresario utilice habitualmente con los trabajadores[1]. También debe notificarse por escrito al representante sindical de cada trabajador, si lo hubiere[2].
Esta notificación escrita debe incluir: (1) el nombre de la agencia de inmigración que lleva a cabo la auditoría, (2) la fecha en que el empleador recibió la Notificación de Inspección, (3) qué documentos serán examinados y (4) una copia de la Notificación de Inspección[3]. Si no se publica ningún aviso, un empleado puede pedir a su empleador que publique uno.Los trabajadores también pueden solicitar una copia de la Notificación de Inspección a su empresa[4].
El Comisionado Laboral de California ha creado un anuncio en inglés, español, tagalo, chino, vietnamita y coreano sobre los derechos de los empleados en relación con las auditorías de inmigración.
[1] Cal Lab Code § 90.2(a)(1).
[2] Id.
[3] Cal Lab Code § 90.2(a)(1)(A)-(D).
[4] Cal Lab Code § 90.2(a)(3).
¿Cuáles son mis derechos durante una auditoría del I-9 de inmigración?
Los funcionarios de inmigración no siempre cumplen la ley, y pueden intentar hablar con los trabajadores y detenerlos incluso cuando la ley dice que no pueden hacerlo.No obstante, los empleados deben recordar que tienen derecho a (1) permanecer en silencio, (2) negarse a firmar documentos y (3) hablar con un abogado antes de responder a cualquier pregunta.Además, los funcionarios de inmigración NO pueden entrar en zonas privadas o reservadas a los empleados sin una orden judicial o el permiso del empresario[1]. Si su verdadero propósito al visitar el lugar de trabajo es interrogar, arrestar o detener a trabajadores, en lugar de auditar los registros del empresario, cualquier arresto que realicen puede ser ilegal[2].
[1] Ver https://www.nilc.org/wp-content/uploads/2017/07/EmployerGuide-NELP-NILC-2017-07.pdf.
[2] Ver Pérez Cruz v. Barr, 926 F.3d 1128 (9.º Cir. 2019) (sosteniendo que los funcionarios de inmigración no pueden utilizar una orden de registro judicial para obtener los registros de un empleador, cuando no había pruebas de que esos registros fueran siquiera incautados, como pretexto para interrogar, arrestar y detener a los trabajadores).
¿Cuáles son mis derechos tras una auditoría del I-9 de inmigración?
Cuando los funcionarios de inmigración terminen una auditoría, informarán al empresario por escrito si creen que algún empleado carece de autorización de trabajo o si no han podido confirmar que determinados empleados tengan autorización de trabajo. También notificarán al empresario cualquier error técnico en sus formularios I-9, como no actualizar el nuevo apellido de un empleado tras contraer matrimonio.
Los empresarios y los funcionarios de inmigración deben dar al empleado la oportunidad de corregir cualquiera de estos errores en sus documentos I-9. En California, una vez que el empresario ha recibido los resultados de la auditoría, debe notificar por escrito a cualquier empleado (y al representante sindical de ese empleado, si lo hay) que haya sido identificado por los funcionarios de inmigración como no titular o posiblemente no titular de una autorización de trabajo.El empresario debe hacerlo en un plazo de 72 horas a partir de la recepción de los resultados de la auditoría[1].
La notificación por escrito debe indicar: (1) los problemas en los registros del empleador identificados por inmigración, (2) cuánto tiempo se le dará al empleado para solucionar esos problemas, (3) la hora y la fecha de cualquier reunión con el empleador y los funcionarios de inmigración para hacer correcciones y (4) que el empleado tiene derecho a que haya un abogado u otra tercera parte (por ejemplo, otro trabajador o un representante sindical) presente durante cualquier reunión programada con el empleador[2].
Si su empresa le proporciona este tipo de notificación, es importante que recuerde que:
- Un empleador no puede especificar qué documentos debe presentar un empleado para corregir el Formulario I-9[3]. En su lugar, el empleado elige qué documentos presentar.
- Los trabajadores tienen derecho a no hablar de su situación migratoria con sus empleadores[4].
- Un empleado puede decidir aportar documentación adicional para demostrar su autorización para trabajar en EE. UU. Sin embargo, nunca debe presentarse documentación falsa.
- Si, tras darle la oportunidad de aportar información adicional, un empleado no puede corregir los problemas detectados por los funcionarios de inmigración, el empresario puede arriesgarse a multas y/o sanciones si sigue empleando al trabajador[5].
[1] Cal Lab Code § 90.2(b)(1).
[2] Cal Lab Code § 90.2(b)(1)(A)-(D).
[3] 8 U.S.C. § 1324b(a)(6).
[4] https://www.nilc.org/wp-content/uploads/2015/11/I-9-audits-primer-2009-07-23.pdf
[5] 8 U.S.C. § 1324a(a)(1)-(2).
Inmigración solicitó una reunión conmigo y con mi empleador para tratar problemas con mi formulario I-9. ¿Cuáles son mis derechos?
Los empleados indocumentados o no estadounidenses con antecedentes penales deben valorar los peligros de reunirse con funcionarios de inmigración, como el riesgo de ser detenidos. Estos empleados deben consultar con un abogado de inmigración antes de hacerlo. También deben considerar los riesgos de asistir a la reunión en función de cualquier otra circunstancia personal relevante.
En cualquier reunión con un empleador y/o funcionarios de inmigración, todos los empleados, independientemente de su situación migratoria, tienen derecho a permanecer en silencio, a no firmar ningún documento y a no responder a ninguna pregunta sin consultar a un abogado.Todos los empleados de California tienen también derecho a que un abogado u otra tercera persona (como un compañero de trabajo o un representante sindical) esté presente durante cualquier reunión programada con el empresario[1].
Los empleados tienen derecho a no hablar de su situación migratoria con sus empleadores. Si un empresario sabe o debería saber que los empleados no están autorizados a trabajar, puede arriesgarse a sanciones civiles o penales si sigue empleándolos[2].
[1] Cal. Lab. Code § 90.2(b)(1)(A)-(D).
[2] 8 U.S.C. § 1324a(a)(1)-(2).
¿Cómo se ven afectados mis derechos laborales por una auditoría de inmigración?
Salvo algunas excepciones, todos los trabajadores tienen las mismas protecciones laborales y de empleo con independencia de su estatus migratorio.Un empresario no puede utilizar una auditoría del I-9 como excusa para discriminar, tomar represalias o intimidar a los empleados.Los empresarios tampoco pueden despedir a un empleado identificado en una auditoría del I-9 a menos que se le haya dado un plazo razonable para corregir cualquier problema y siga sin poder demostrar su autorización legal para trabajar. Aunque el despido sea legal, el empresario debe pagar al empleado todas las horas trabajadas.
¿Cómo puedo estar seguro de que realmente se está realizando una auditoría del I-9 de inmigración?
Una auditoría del I-9 de inmigración es sólo una de las razones por las que un empleador puede pedir a los empleados actuales documentos de autorización de trabajo.Si un empresario le pide que demuestre su autorización de trabajo, puede preguntar por qué le pide esa información.Aunque sea ilegal, los empresarios a veces lo hacen para intimidar, tomar represalias o discriminar a los empleados.Consulte nuestra hoja informativa para obtener más información sobre otras razones por las que un empleador puede pedir a los empleados actuales información sobre la autorización de trabajo.