Carta de no coincidencia de la SSA

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¿Qué es una "carta de no coincidencia" de la Administración de la Seguridad Social?

La Administración del Seguro Social («SSA») envía «cartas de discrepancia» [1] a las empresas cuando los nombres y números del Seguro Social («SSN») de sus empleados no coinciden exactamente con los de los archivos de la SSA, basándose en la información que la SSA obtiene cada año de la empresa. Hay muchas razones posibles para una «discrepancia». Por ejemplo, el nombre de un empleado puede haber cambiado por matrimonio o divorcio, puede haber un error tipográfico, pueden haberse producido discrepancias debido a las diferentes costumbres en torno al uso de los apellidos, o los registros de la empresa pueden simplemente contener errores.

Se supone que las cartas de discrepancia de la SSA sirven para un fin legítimo. Su finalidad es garantizar que todos los ingresos de un trabajador se abonen realmente en su cuenta del Seguro Social, para que sus prestaciones del Seguro Social sean lo más cuantiosas posible cuando empiece a utilizarla; por ejemplo, cuando se jubile o en el caso de discapacidad (los trabajadores indocumentados no tienen derecho al Seguro Social). Es importante reseñar que, como dicen estas mismas cartas, NO indican nada sobre el estatus migratorio o la autorización de trabajo de un empleado.

En https://www.ssa.gov/employer/notices.html encontrará ejemplos de cartas de discrepancia de la SSA e información relacionada facilitada por la SSA.

[1] Hay diferentes tipos de «cartas de discrepancia». Esta hoja informativa sólo trata sobre el tipo de carta de discrepancia que la SSA envía a los empleadores, también conocida como «notificación de solicitud de corrección del empleador».

¿Qué significa que mi empresa reciba una carta de no compatibilidad?

Si su empresa recibe una carta de discrepancia de la SSA, significa que el nombre y el SSN de al menos un empleado de su lugar de trabajo no coinciden con los registros de la SSA. La carta no nombra a esos empleados, aunque un empresario puede conocer sus identidades utilizando un servicio en línea de la SSA.

Si su empresa ha recibido una carta de discrepancia, esto no implica que los empleados identificados sean indocumentados. Tampoco significa que las autoridades federales de inmigración se hayan puesto en contacto con su empleador.La SSA no aplica las leyes de inmigración.

¿Qué debe hacer mi empresa cuando recibe una carta de no compatibilidad?

Su empleador debe notificarle el problema de discrepancia.

La SSA pide a los empresarios que comprueben si han cometido un error tipográfico al facilitarle la información sobre usted.Si no hay tales errores, entonces su empleador debe pedirle que revise sus registros para ver si contienen un error en su nombre o número de seguro social.Si no es así, la empresa debe pedirle que acuda a una oficina local de la SSA para resolver el problema.Si no es posible solucionar el problema de discrepancia, según la SSA, el empresario no está obligado a tomar ninguna otra medida[1].

[1]      https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR%20Letter%20-%20Final%20-%20Attachment%20-%209-16-19_508.pdf, en 3 («Si no puede resolver la discrepancia con estos consejos, no podrá corregir el error correspondiente en este momento. No necesita adoptar ninguna otra medida»).

¿Qué no debe hacer la empresa cuando recibe una carta de no compatibilidad?

Su empleador no debería adoptar ninguna medida adversa contra usted, como suspenderle o despedirle, sólo porque haya recibido una carta de discrepancia.La propia carta dice:

No tomar medidas adversas contra un empleado, como despedirlo, suspenderlo, despedirlo o discriminarlo, sólo porque en esta carta se detecte una discrepancia entre su número de seguro social o el nombre que nos ha comunicado. Dichas acciones podrían infringir las leyes estatales o federales y exponerle a consecuencias legales.[1]

Además, su empleador no puede utilizar la carta como excusa para amenazar con acciones de inmigración adversas contra usted u otros trabajadores (por ejemplo, amenazando con denunciarle al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE)) o tomar represalias contra los trabajadores que han intentado ejercer sus derechos legales.Por lo general, los empleadores tampoco pueden utilizar una carta de discrepancia como base para reverificar los documentos de autorización laboral de los trabajadores.

[1] https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR%20Letter%20-%20Final%209-16-19508.docx.pdf

¿Qué debo hacer si mi empresa me dice que tengo que corregir mi nombre o mi número de la Seguridad Social basándose en una carta de no coincidencia?

La respuesta a esta pregunta dependerá de la situación en concreto. He aquí algunos consejos generales a tener en cuenta:

Un buen primer paso es pedir a su empresa una copia de la carta de discrepancia y del informe de la SSA que le identifica como empleado con un problema de discrepancia.Si su empresa se niega a hacerlo, es posible que no haya recibido realmente una carta de discrepancia.

Si está afiliado a un sindicato, debe ponerse en contacto inmediatamente con él para estudiar los mejores pasos a seguir.Las empresas están obligadas a negociar con los sindicatos cómo responder a las cartas de discrepancia, y su sindicato puede actuar para protegerle a usted y a otros trabajadores de acciones adversas basadas en ellas.

Si no está afiliado a un sindicato, o si su sindicato no le ayuda con esta cuestión, debe informar a su empresa de que estudiará este asunto y le notificará cualquier corrección de sus datos.Si consigue solucionar el problema de discrepancia, notifique a su empresa las correcciones necesarias de su nombre o número de seguro social.Sin embargo, si no puede corregir el problema de discrepancia, no necesita hacer nada más.

Si desea analizar su situación individual y los posibles pasos a seguir, puede ponerse en contacto con nuestra oficina, Legal Aid at Work, llamando al 800-864-1664.

¿Y si no puedo corregir el problema de no coincidencia y mi empleador sigue insistiendo en que lo haga?

En algunos casos, las empresas pueden seguir insistiendo en que un empleado proporcione información corregida sobre su nombre o su número de seguro social, incluso después de que el empleado haya dicho que estudiará la cuestión y notificará a la empresa las correcciones necesarias.

Algunos empresarios pueden estar realmente confundidos acerca de lo que tienen que hacer en respuesta a una carta de discrepancia de la SSA, y asumir, erróneamente, que deben corregir las discrepancias, o que el gobierno les castigará si no lo hacen.Sin embargo, como ya se ha explicado en la pregunta 3, la SSA no exige a los empresarios que corrijan la información discrepante. Si su empleador está realmente confundido acerca de sus obligaciones, usted o un abogado podrían explicarle a su empleador el propósito de las cartas de discrepancia de la SSA, y señalar que la SSA no le obliga a tomar ninguna acción debido a esas cartas. Aquí encontrará el modelo de carta que debe entregarse a estos empresarios.

A veces, un empresario insiste en que los empleados faciliten información corregida como forma de intimidarles o de tomar represalias contra ellos por haber hecho valer previamente sus derechos laborales.Como se señala en la pregunta 4, los empresarios pueden hacerlo amenazando con denunciar a los trabajadores a las autoridades de inmigración.En tales situaciones, los trabajadores deben conservar notas y documentación sobre las amenazas y exigencias de información corregida por parte del empresario, las quejas de los empleados sobre los derechos laborales y otras cuestiones relacionadas en el lugar de trabajo. También pueden entregar al empresario una carta explicándole que las cartas de discrepancia no dicen nada sobre la autorización de trabajo de un empleado, y prohíben al empresario tomar medidas contra los trabajadores. Es posible que los empleados deseen ponerse en contacto con un asesor jurídico, un abogado especializado en inmigración y/o un abogado especializado en derechos laborales para pedir consejo sobre las medidas que podrían tomar y los riesgos que podrían derivarse.Los empleados también pueden ponerse en contacto con organizadores de derechos de los trabajadores y centros de trabajadores que puedan ayudarles a explorar sus opciones y, potencialmente, a emprender acciones colectivas para proteger y hacer valer sus derechos.

En cualquiera de las situaciones anteriores, si pertenece a un sindicato, debes ponerse en contacto con él por si puede intervenir y protegerle de cualquier acción adversa.

Si desea analizar su situación individual y los posibles pasos a seguir, puede ponerse en contacto con Legal Aid at Work llamando al 800-864-1664.

¿Qué debo hacer si creo que mi empleador puede denunciarme al ICE?

Si está indocumentado, debe ponerse en contacto con un abogado especializado en inmigración, así como con expertos en derecho laboral, para analizar sus opciones y riesgos. Aunque esté indocumentado, la ley le protege contra este tipo de represalias. Es importante señalar, y su empleador debe estar advertido, que denunciar a los empleados al ICE porque han ejercido sus derechos laborales viola tanto la legislación federal como la de California. En California, además, es específicamente ilegal que un empresario amenace siquiera con hacerlo.

Los empresarios que denuncien a sus trabajadores al ICE por haber puesto objeciones a sus condiciones laborales pueden sufrir graves sanciones, incluida (en California) la suspensión de sus licencias comerciales. Los empleados que hayan sido amenazados de esta manera, o que hayan sufrido realmente represalias, también pueden recuperar los salarios perdidos y los daños y perjuicios. El hecho de que no se exija a los empresarios que tomen medidas sobre la base de una carta de discrepancia no hace sino reforzar el argumento en su contra.

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