Cómo proporcionar a su empleador, o patrón, su número de seguro social actualizado

    1. Recibí recientemente un nuevo número de seguro social (“SSN”). ¿Se me permite proporcionar el número actualizado a mi patrón, o empleador?

    Sí. El formulario W-4 del IRS indica que usted debe “considerar llenar un nuevo formulario W-4 cada año y en caso de que cambie su situación personal o financiera”. De hecho, en California, los empleados gozan del derecho garantizado de actualizar sus datos personales. Vea el Artículo 1024.6 del Código Laboral de California (Cal. Lab. Code § 1024.6). Por favor tenga presente, sin embargo, que cuando usted pida que se actualice su número de seguro social en su formulario W-4, es posible que su patrón, o empleador, le pida también llenar un nuevo formulario I-9. En ese momento, usted debe simplemente llenar un nuevo formulario I-9 con su número de seguro social actualizado y la fecha de contratación original. Su patrón luego le puede anexar el nuevo formulario I-9 al formulario I-9 que se llenó al momento de su contratación. Vea la página 24 del Manual del Empleador de USCIS (USCIS Employer Handbook), el cual se puede obtener en http://www.uscis.gov/files/form/m-274.pdf.

    2. Cuando intenté actualizar mi número de seguro social, mi patrón me pidió más documentos o documentos distintos a los que pide el formulario I-9. ¿Se le permite hacer esto?

    No. Al actualizar su número de seguro social, su patrón no puede pedirle documentos adicionales ni distintos a los requeridos por las leyes federales. El hacerlo podría ser constituir discriminación y una práctica laboral injusta relacionada con la inmigración. Vea los siguientes artículos de ley: 1234b de la Constitución de los Estados Unidos (U.S.C. § 1324b); 274B de la Ley de Inmigración y Naturalización (INA § 274B); 274A.2(b)(1)(v) del Código de Regulaciones Federales (8 C.F.R. §274A.2(b)(1)(v)); 1019 del Código Laboral de California (Cal. Lab. Code § 1019).

    3. Mi patrón se rehúsa a dejarme actualizar mi número de seguro social. ¿Qué debo hacer?

    Si usted vive en California, debe notificar a su patrón que tiene derecho a actualizar sus datos personales. Por favor vea a continuación para ver un ejemplo de una carta que le puede dar a su patrón, la cual explica que actualizar los datos personales es un derecho garantizado por la ley.

    4. Mi patrón me despidió por actualizar mi número de seguro social. ¿Qué puedo hacer?

    Conforme al Código Laboral de California 1024.6, (California Labor Code § 1024.6), su patrón no puede despedirle, discriminar contra usted ni tomar represalias ni otras medidas adversas en su contra, si usted actualiza sus datos personales, a menos que los cambios se relacionen directamente con el conjunto de aptitudes, capacidades o conocimientos que se requieran para el trabajo.

    Algunos ejemplos de conducta que se prohíbe a los patrones incluyen:

    • El despedir a un empleado que trate de actualizar su número de seguro social
    • El descender de puesto a un empleado que intente proporcionar un nombre nuevo a su patrón
    • El suspender a un empleado que trate de actualizar su documento de autorización para trabajar (Employment Authorization Document)

     

    Si usted siente que su patrón ha incurrido en algunas de las medidas arriba mencionadas, puede presentar una queja ante el Departamento de Normas Laborales y su Cumplimiento (Department of Labor Standards and Enforcement, o DLSE, por sus siglas en inglés). Si el DLSE decide que su patrón ha cometido este tipo de represalia en su contra, su patrón podría enfrentar una sanción de hasta $10,000 por cada incidente de represalia o la suspensión de su licencia comercial durante un periodo determinado. Si desea más información acerca de cómo presentar una queja ante el DLSE, vaya a http://www.dir.ca.gov/dlse/HowToFileDiscriminationComplaint.htm. Su queja debe presentarse en un plazo de seis (6) meses a partir de que su patrón tome la represalia en su contra.

    5. ¿Puedo obtener crédito por las deducciones que se efectuaron a mi salario, por concepto del seguro social, antes que obtuviera mi propio número de seguro social?

    Sí. A este proceso con frecuencia se le llama en inglés “unscrambling”. La Administración del Seguro Social (Social Security Administración, o SSA, por sus siglas en inglés) le permitirá actualizar sus datos y obtener un crédito por los ingresos que haya percibido cuando utilizaba un número de seguro social distinto.

    La SSA le puede ayudar con este proceso. Si desea más información acerca de lo que necesita para actualizar sus datos, vaya a: http://www.ssa.gov/pubs/EN-05-10081.pdf. 

    6. ¿Enfrentaré cargos penales por el hecho de actualizar los datos acerca de mis ingresos ante la Administración del Seguro Social?

    Debido a que el utilizar un número de seguro social distinto al suyo es ilegal, no hay garantía de que no vaya a enfrentar consecuencias penales por haber utilizado un número de seguro social distinto. Sin embargo, la SSA generalmente no procesa (es decir, no remite a procuradores) a las personas que previamente reportaron ingresos con un número de seguro social que no fuera el suyo propio.

     

RENUNCIA

El propósito de esta hoja informativa es proporcionar información correcta y general acerca de sus derechos legales respecto al empleo en California. Sin embargo, las leyes y procedimientos legales están sujetas a su modificación frecuente y a interpretaciones distintas, por lo que Legal Aid at Work Center no puede garantizar que la información que contiene esta hoja informativa esté actualizada, ni se hace responsable de cualquier uso que se le dé. No se confíe de esta información sin consultar a un abogado o la agencia correspondiente acerca de sus derechos en su situación particular.